今週、大手旅行代理店から団体の問合せが入りました。
香港の企業、日程、人数、内容･･･とお話を聞いていくと、既に直接予約を受け付けた9月の団体であることがわかりました。弊社が直接予約を受けたのは1ヶ月ほど前の事です。それが実はエージェントにも頼んでいることがわかり、衝撃と緊張が走りました。
まずは顧客企業側に、予約をそのままキープしているが間違いないかをメールで確認しました。こういう時のスマートな英語表現にはとても気を遣います。色んな表現を調べてようやくメールを送りました。思いの外すぐに返信が来て「申し訳ないけどエージェントに頼んだので予約はキャンセルする」とのことでした。直接予約のキャンセルは残念ですが、弊社に取ってみるとエージェント経由の予約は残っています。
今回はSakura cookを会場として使うわけにはいかないため、外部会場を探しました。幸い最適な会場を見つけることができ、すぐ下見をさせていただきました。現在、お客様がご宿泊のホテルと探し出した会場の２ヶ所が候補となっており、まだ色々なことを詰めなければいけません。以前の振り回された経験から、さらに他のエージェントにも依頼している可能性が頭をかすめます。
正式な受注に繋がるまで、気を引き締めて取り組みます。
